No acumulado de 12 meses, de maio de 2023 a abril deste ano, a valorização acumulada do preço do aluguel de prédios comerciais foi de 7,69%, o que indica a manutenção da tendência de aumento no custo, já que no acumulado de 2023 a valorização dos preços de locação foi de 5,87%, maior resultado anual do indicador desde o início da série histórica em 2013.
Além de liberar espaços, cada vez mais caros e acima dos principais índices usados para a correção dos valores de locação de imóveis, ao fazer a guarda de documentos físicos com uma empresa especializada também é possível aumentar a sua segurança. As soluções de armazenamento externo de documentos não se limitam a um serviço de alocação de espaço. “A guarda também inclui um sistema de indexação de documentos, que permite rastrear e gerenciar o inventário de registros físicos”, explica Inon Neves, vice-presidente sênior da Access Brasil.
Segurança na guarda de documentos
A localização do depósito de arquivo deve ser de fácil acesso e ter medidas de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo: áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações, como margens de rios e subsolos; áreas de risco de incêndios, próximos a postos de combustíveis, depósitos e distribuidoras de gases, e construções irregulares; áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição atmosférica, como refinarias de petróleo; áreas próximas a instalações estratégicas, como indústrias e depósitos de munições, de material bélico e aeroportos.
“Ter as informações armazenadas em local seguro, regulamentado pelas normas nacionais e internacionais de segurança de dados, provido de toda infraestrutura necessária para o armazenamento, garante a integridade das informações e as mantêm livres de ameaças como incêndios, campo eletromagnético, furto, roubo, acesso indevido, gases corrosivos, fumaça, poeira, umidade excessiva”, explica Neves.
Os registros relativos aos documentos também são incorporados a um sistema de informações, como um banco de dados, e os sistemas de recuperação devem ser amplamente compatíveis. Segundo Neves, “um sistema de indexação centralizado ajuda a encontrar um documento com mais agilidade e permite elaborar uma tabela de temporalidade e identificar o ciclo de vida. Isso facilita para que os responsáveis por cada área saibam exatamente quais documentos estão arquivados”.
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